的 方式 ， 畢竟 人 從 誕生 下來 就 開始 了 這樣 的 溝通 模式 。 不過 ， 以 現在 跨 區 工作 的 狀況 來 說 ， 同時 集結 所有 的 人 幾乎 不 太 可能 （ 線上 會議室 或 實體 會議室 都 不 太 可能 ） 。 ■ 大家 都 必須 放下 手 邊 的 工作 ， 需要 優先 處理 的 工作 可能 也 需要 先 擺 在 一 邊 。 這時 ， 開會 成 了 重要 任務 的 絆腳石 ， 打斷 了 節奏 ， 而 不 是 幫忙 提速 。 工作 上 ， 科技 可以 是 推力 ， 也 可以 是 阻力 。 選擇 對 的 方法 使用 對 的 工具 時 ， 便 能夠 找到 負責 可靠 的 方法 ， 打破 時空 限制 ， 達到 公開 透明 。 下面 的 清單 絕對 無法 涵蓋 所有 的 工具 。 這裡 要 再次 說明 ， 每 天 都 會 有 新 的 產品 上線 。 請 不用 再 擔心 或是 抱怨 資訊 部門 提供 的 某 項 工具 了 ， 因為 那 很 有 可能 就 是 「 完成 工作 」 的 好 幫手 ， 如果 能夠 善加 運用 ， 便 能 運轉 順利 。 如果 真的 覺得 少 了 點 什麼 ， 可以 把 這 個 章節 拿給 資訊 部門 的 主管 看看 （ 或是 買 本 紙本 的 送給 他 ） 。 非 同步 工具 __UNDEF__ __UNDEF__ 想到 職場 溝通 時 ， 很 自然 地 會 聯想到 兩 個 以上 的 人 同步 與 對方 「 交談 」 的 真實 畫面 。 然而 ， 假如 夥伴 遍布 各 地 ， 團隊 全天候 運轉 ， 距離 和 時差 往往 會 造成 大家 的 時程 不 一致 ， 這時 會 越來越 依賴 非 同步 工具 ， 讓 所有人 不必 同時 出現 也 能 共同 參與 ， 譬如說 ： __UNDEF__ 影音 訊息 與 語音 訊息 __UNDEF__ 領導 者 需要 看到 大家 ， 也 需要 大家 看到 他 。 想到 非 同步 工具 時 ， 腦 中 浮現 的 通常 會 是 以 文字 為主 的 類型 （ 留言板 、 電子 郵件 ） 。 不過 ， 即使 是 臨時 公告 也 可以 增加 一些 豐富 的 色彩 ， 像是 影片 可以 為 溝通 增添 視覺 元素 ， 這時 ， 不一定 要 使用 公告型 的 語音 訊息 ， 可以 按下 「 錄製 」 按鈕 ， 製作 影片 同樣 能夠 十分 簡單 。 宣布 重大 公告 時 ， 製作 精良 又 畫質 清晰 的 影片 自然 是 好 的 ， 可是 現在 智慧型 手機 十分 方便 ， 而且 臉書 、 社交 軟體 Snapchat 等 平台 深入 大眾 生活 ， 你 已經 沒有 理由 不 偶爾 露 個 臉 了 。 事實 上 ， 以 建立 信任 關係 而言 ， 日常 的 輕鬆 互動 與 重大 的 溝通 場合 一樣 重要 。 你 可能 會 把 語音 訊息 存 在 團隊 的 內網 中 （ 等等 會 再 多加 討論 ） ， 但 其實 也 有 不少 空間 可以 安全 地 儲存 影音 檔案 ， 或是 可以 請 資訊 部門 建置 一 個 只有 自己人 可以 進去 的 資料庫 。 如果 不 習慣 看到 自己 出現 在 影片 中 ， 開啟 網路 攝影 機會 很 不 自在 ， 請 努力 克服 。 團隊 會不會 使用 某 項 工具 的 主要 原因 ， 就 是 老闆 會不會 使用 那 項 工具 。 如果 你 告訴 大家 要 開 鏡頭 ， 因為 這樣 很 重要 ， 可是 自己 卻 不 開 ， 就 不用 期待 夥伴 會 聽話 。 共用 檔案 位置 __UNDEF__ 想像 有 間 檔案室 存放 著 團隊 所有 的 文件 ， 只是 你 不 需要 在 積滿 灰塵 的 箱子 裡 翻找 資料 ， 想 打開 最 新版 的 文件 就 像 點擊 連結 那般 簡單 。 協作 平台 Share Point 、 共同 編輯 工具 Google 文件 、 專案 管理 工具 Basecamp 等 服務 提供 了 中央 整合 的 共享 空間 ， 可以 永久 儲存 檔案 ， 簡便 好用 ， 容易 搜尋 。 如果 大家 有 需要 時 隨時 都 能 取得 所有 的 溝通 資訊 ， 如 電子報 、 行銷 電子 郵件 以及 其他 文字 與 影音 資料 ， 領導 者 便 能 輕而易舉 地 做到 公開 透明 。 即使 大多數 的 人 都 不會 好好 利用 這 類 工具 ， 你 也 可能 需要 下 一點 功夫 才 能 說服 大家 開始 使用 ， 可是 做到 資料 完全 開放 ， 就 已經 是 為 建立 信任 與 信守 承諾 跨出 很 大 的 一 步 了 。 電子 郵件 __UNDEF__ 沒 錯 ， 電子 郵件 屬於 非 同步 工具 （ 雖然 使用 起來 經常 不 是 這麼 一 回 事 ） 。 假設 今天 你 寄出 一 封 電子 郵件 ， 接著 開始 敲 著 手指 等待 回覆 ， 那麼 你 使用 電子 郵件 的 方法 就 不 對 了 。 事實 上 ， 這樣 會 讓 對方 很 不 舒服 ， 還 可能 會 拉低 產能 。 想像 一下 ， 你 寄出 電子 郵件 後 團隊 的 大家 會 怎麼 想 ， 你 希望 他們 放下 手 邊 的 工作 立刻 回覆 你 嗎 ？ 回信 有沒有 比 準時 完成 其他 重要 工作 重要 呢 ？ 回信 有沒有 比 夥伴 間 彼此 承諾 要 完成 的 工作 重要 呢 ？ 如果 需要 對方 即時 回覆 ， 可以 選擇 更 同步 的 工具 ， 如 ： 電話 、 簡訊 或是 即時 訊息 。 請 這樣 使用 電子 郵件 ， 才 可以 發揮 最 大 的 效用 ： ■ 你 需要 大 一點 的 觸及 範圍 。 你 需要 一 大 批 人 （ 以 同樣 的 方式 ） 同時 收到 相同 的 訊息 。 ■ 你 需要 留下 訊息 的 永久 記錄 。 電子 郵件 很 適合 拿來 記錄 溝通 內容 ， 永久 留存 。 隨便 找 一 位 律師 問問 都 知道 ， 如果 不 想 留下 永久 記錄 ， 請 不要 使用 電子 郵件 。 記住 ， 電子 郵件 具有 法律 效力 。 ■ 你 需要 傳遞 完整 的 訊息 。 可以 試試 「 頭 、 心 、 手 」 的 溝通 模型 ， 先 寫出 想要 分享 的 資訊 （ 訴諸 邏輯 ） ， 對 大家 的 影響 （ 展現 同理 與 理解 ） ， 清楚 點出 希望 大家 針對 新 資訊 採取 的 行動 （ 實際 步驟 與 時間軸 ） 。 如此一來 ， 收到 信 的 人 便會 瞭解 事實 ， 你 也 能 表達 同理 ， 與 讀者 產生 情緒 上 的 連結 （ 提高 認同 的 機率 ， 鼓勵 對方 提問 並 回饋 ） ， 也 回答 了 他們 重要 的 問題 ： 「 所以 現在 我 該 做 什麼 ？ 」 同步 工具 __UNDEF__ __UNDEF__ 當然 ， 縱使 所有 的 人 都 十分 投入 當下 的 即時 溝通 ， 他們 往往 也 不一定 會 處在 同 一 個 空間 。 這 就 是 同步 工具 派上用場 的 時候 了 。 網路 攝影機 與 視訊 對談 __UNDEF__ 這邊 討論 的 不 是 預錄好 的 語音 訊息 （ 雖然 我們 可以 輕易 地 錄下 並 儲存 大多數 的 視訊 談話 ） 。 日常 溝通 中 ， 我們 常常 低估 了 網路 攝影機 和 影片 的 效用 ， 這 可 是 遠端 一 對 一 的 好 工具 ， 能 讓 人 看見 並 被 看見 。 對 領導 者 和 團隊 來 說 ， 定期 使用 網路 攝影機 可以 從 多 方面 協助 完成 工作 。 許多 人 認為 網路 攝影機 最佳 的 用途 就 是 「 公告 」 訊息 ， 這 點 確實 是 很 管用 沒 錯 ， 不過 ， 用 在 個別 溝通 時 可能 還 更 有 效益 。 不論 使用 的 是 哪 一 種 工具 ， 比起 團體 討論 的 場合 ， 單獨 對話 時 大家 更 能夠 比較 自在 地 開啟 鏡頭 。 說真的 ， 如果 考量到 「 豐富 」 溝通 所 帶來 的 價值 ， 肢體 語言 、 語調 口吻 、 眼神 接觸 不正 是 私人 對談 中 十分 核心 的 元素 嗎 ？ 從 團隊 的 角度 來 看 ， 透過 鏡頭 正 是 他們 和 你 進行 有效 溝通 的 機會 。 請 記住 ， 他們 想要 好好 看到 你 的 人 ， 好好 聽到 你 說 的 話 ， 內容 越 豐富 越 好 ， 而 他們 也 需要 有效 地 傳達 自己 的 想法 、 擔憂 與 資訊 給 你 。 我們 能 用 耳朵 聽到 別人 在 電話 中 表示 同意 ， 也 能 用 眼睛 看到 對方 表示 同意 時 臉 上 興奮 的 表情 或是 極其 苦惱 害怕 的 神情 ， 聽到 和 看到 並 不能 相提並論 。 這時 也 能 讓 別人 將 你 視為 一 個 真實 的 人 ， 而 不 是 電子 郵件 裡 毫無 靈魂 的 名字 ， 也 不 是 預錄 影片 中 無法 親近 的 角色 。 讓 夥伴 看到 你 在 家 穿 著 普通 的 襯衫 或是 人 在 機場 還 在 努力 地 工作 ， 也 不 是 什麼 壞事 。 畢竟 你 也 是 個人 。 對 你 這 位 領導 者 來 說 ， 看到 說話 的 對象 能夠 產生 三 種 寶貴 的 價值 ： ■ 優化 溝通 。 你 之所以 溝通 ， 是 為了 獲得 資訊 、 分享 資訊 ， 是 為 了 釐清 下 一 步 的 行動 ， 所以 確認 自己 有沒有 明確 傳達 了 想法 非常 重要 ， 結果 是 不 是 自己 想要 的 、 有沒有 符合 期待 也 不容 忽視 。 如果 沒有 視覺 線索 ， 你 的 建議 可能 聽起來 會 像是 命令 ， 無法 得到 必要 的 回饋 ， 也 無法 針對 該 項目 去 發問 或 調整 ， 甚至 無法 好好 下 決定 。 這 並 不 是 什麼 好 的 開始 。 ■ 減少 孤獨 。 你 會