具有 能 發揮 提醒 組員 事 前 準備 的 功能 ？ 你 會 發現 是 開會 通知 2 ， 對 吧 ？ 開會 通知單 2 包含 了 三 種 訊息 ， 第一 種 是 上 次 會議 結論 摘要 ， 這 可以 達到 提醒 組員 「 要 負責 什麼 任務 」 的 功能 ； 第二 種 是 本 次 會議 討論 事項 ， 提醒 組員 各自 負責 的 任務 要 在 會議 的 什麼 時間段 討論 ； 第三 種 是 備註 ， 提醒 組員 開會 時 該 做 哪些 事 ， 比如 發言 、 事先 準備 資料 ， 最 重要 是 須 回信 確認 已 收到 開會 通知 。 透過 提供 豐富 資訊 的 開會 通知單 2 ， 就 能 達到 提醒 組員 事 前 準備 的 效果 ， 而 這 需要 專門 分工 ， 由 專人 負責 ， 也 就 是 「 值日生 」 ， 由 他 負責 所有 和 時間 相關 的 事務 。 值日生 可 採 輪流制 ， 每 開完 一 次 會 ， 就 由 下 一 位 組員 擔任 ， 如果 怕 出 差錯 ， 可 由 小組 裡 最 重視 時間 的 夥伴 負責 。 角度 二 ： 設立 小組 討論 群組 __UNDEF__ 我 建議 將 此 群組 設立 在 討論 即時性 比較 高 的 平台 ， 例如 LINE 群組 就 比 臉書 社團 的 即時性 更 高 。 當然 ， 開會 通知單 還是 得 e-mail 寄送 ， 無關 是否 正式 的 問題 ， 而是 透過 e-mail 比較 能 確保 大家 都 收到 ， 而且 用 LINE 很 容易 因為 留言 而 洗版 ， 造成 有 組員 沒 看到 的 情形 ， 不過 要 小心 ， e-mail 有時 會 不 小心 寄到 垃圾 郵件 ， 所以 第一 次 寄出 郵件 時 ， 要 在 LINE 群組 請 組員 確認 是否 收到 信件 ， __UNDEF__ 開會 通知 信 寄出 的 二十四 小時 內 ， 要 請 大家 在 群組 裡 回覆 已 收到 ， 這 是 一 開始 就 要 達成 的 共識 ， 若 有 人 未 回覆 ， 值日生 得 個別 提醒 。 如果 經過 值日生 提醒 超過 三 次 ， 就 要 在 會議 中 提出 討論 。 此外 ， 透過 群組 還 能 即時 討論 許多 事 ， 比如 你 看到 某些 資料 是 適合 某 位 組員 正在 搜集 的 角度 ， 就 可以 在 群組 裡 提供給 他 連結 ； 你 也 可以 事先 把 資料 放到 群組 ， 請 大家 提供 意見 ， 這樣 在 正式 開會 前 就 能 事先 調整 了 。 角度 三 ： 設置 值日生 專門 負責 時間 事宜 __UNDEF__ 小組 上台 報告 成功 與否 ， 籌備 期間 對於 時間 的 重視 ， 以及 大家 在 預定 時間 是否 備好 自己 負責 的 資料 ， 是 關鍵 中 的 關鍵 。 既然 時間 如此 關鍵 ， 就 值得 由 一 位 專門 管理 時間 的 人 負責 。 前面 提 過 ， 這 就 是 「 值日生 」 ， 通常 由 組員 兼任 ， 雖然 比較 辛苦 ， 但 只要 做好 時間 管理 ， 小組 運作 就 會 很 順暢 ， 而且 每 次 開會 都 能 讓 效率 最大化 。 總結 一下 ， 小組 討論 要 有 效率 ， 關鍵 是 「 事 前 準備 」 ， 從 三 個 角度 可以 檢視 事 前 準備 是否 完善 ： 一 、 開會 通知單 ； 二 、 建立 小組 群組 ， 並且 發揮 討論 功能 ； 三 、 設立 「 值日生 」 ， 負責 時間 的 提醒 。 檔案 7 __UNDEF__ 上台 表達 時 ， 默契 很 重要 __UNDEF__ 想想 用餐 時 那 煮熟 的 飯粒 ， 如果 這些 飯粒 出現 在 用餐 者 的 碗 裡 ， 那 再 適合 不過 了 ， 沒 人 覺得 不妥 。 接著 想像 一下 ， 熱騰騰 的 飯粒 出現 在 睡覺 的 床 上 ， 黏 在 棉被 之間 ， 是 不 是 光 想到 就 覺得 渾身 不 舒服 ？ 每 樣 物品 都 有 我們 預期 它 應該 出現 的 地方 ， 如果 不 在 預期 之內 ， 就 會 讓 人 渾身 不對勁 。 白米飯 是 這樣 ， 小組 上台 報告 也 是 如此 。 報告 時 ， 除了 內容 很 重要 ， 組員 在 報告 當下 ， 該 做 什麼 、 不 該 做 什麼 也 很 重要 。 所有 組員 都 站 在 台 上 ， 這樣 好 嗎 ？ 相反地 ， 所有 組員 都 坐 在 台 下 ， 只 剩下 報告 者 在 台 上 分享 ， 這樣 好 嗎 ？ 當 白 米飯 出現 在 床 上 ， 口感 再 彈牙 也 沒用 ， 我們 就是 會 覺得 不 舒服 。 同樣 的 道理 ， 內容 再 精彩 ， 如果 因為 組員 在 報告 現場 不 知道 該 做 什麼 事 、 該 站 在 什麼 位置 ， 而 一直 讓 聽 者 感覺 受到 干擾 或 不 舒服 ， 內容 的 精彩度 也 會 因為 現場 的 默契 不足 而 大打折扣 。 所以 ， 相較 於 一 人 上台 表達 ， 團體 報告 除了 討論 內容 外 ， 組員 間 的 默契 也 是 關鍵 ， 例如 第一 位 組員 表達 完畢 ， 是 要 從 哪 個 方向 離開 ？ 第二 位 組員 準備 上台 時 的 等待 位置 又 在 哪兒 ？ 當 某 位 組員 上台 分享 時 ， 由 誰 操控 簡報 切換 呢 ？ 當 需要 發放 紙本 資料 時 ， 由 哪 位 組員 負責 ？ 而 資料 預先 放 在 什麼 位置 ， 又 是 從 什麼 位置 開始 發放 ？ 在 上 一 個 檔案 中 ， 我們 談到 小組 籌備 報告 時 需要 有 一 個 關於 時間 的 「 值日生 」 ， 他 必須 敏感 地 意識到 開會 的 時間 就 快 到 了 ， 提醒 組員 要 開會 。 在 這 個 檔案 裡 ， 我 要 談 的 除了 時間 的 「 值日生 」 之外 ， 還 需要 一 位 現場 報告 時 的 「 指揮官 」 ， 他 必須 確保 所有 組員 在 對 的 時間 都 在 對 的 位置 ， 讓 聽 者 隨時 都 能 專注 在 內容 上 ， 而 不會 因為 組員 的 現場 默契 不足 ， 而 分心 在 內容 以外 的 事物 上 。 指揮官 必須 在 小組 籌備 期間 就 和 小組 成員 討論 ， 報告 當天 除了 上台 報告 內容 的 其他 應 注意 事項 ， 讓 所有 組員 在 現場 呈現出 最佳 默契 。 那麼 究竟 有 哪些 事項 須 形成 共識 ？ 我 將 從 三 個 角度 分享 。 7-1 __UNDEF__ 報告 現場 ， __UNDEF__ 每 位 成員 都 在 對 的 位置 __UNDEF__ 在 正式 上台 表達 時 ， 常 會 看到 團體 成員 總是 一 群 人 站 在 講台 旁 ， 卻 不 知道 該 做 什麼 事情 ， 或是 第一 位 組員 報告 完畢 後 到 下 一 位 組員 上台 表達 中間 的 空檔 太 久 ， 無法 順利 切換 ， 這些 都 需要 事 前 經過 討論 ， 並 在 擬 真 演練 時 要 花心思 進行 演練 的 部分 。 那麼 ， 正式 上台 前 需要 達成 的 團體 默契 哪些 ？ 以下 五 點 是 需要 特別 注意 的 地方 ： __UNDEF__ 一 、 組員 上台 順序 及 彼此 的 切換 方式 ： 例如 第一 位 組員 發表 結束 時 應該 由 哪 個 地方 離開 、 簡報筆 應該 放 何處 、 第二 位 組員 又 該 從 何處 上台 ， 以及 能否 在 對 的 地方 拿到 簡報筆 。 二 、 所有 組員 在 整 個 報告 期間 的 站位 ： 例如 某 位 組員 分享 時 ， 其他 組員 該 站 在 何處 ？ 是 全部 的 人 都 站 在 講台 一 側 ， 還是 未 上台 的 組員 坐 在 預先 準備 的 座椅 上 ？ 或者 大部分 沒 上台 的 組員 坐 著 ， 一 兩 位 組員 站 著 以 因應 聽 者 或 講者 的 需求 ？ 三 、 上台 簡報 的 一致性 ： 例如 四 位 組員 的 上台 簡報 是否 都 已 彙整 在 同 一 個 檔案 中 ？ 格式 是否 統一 ， 像是 字型 、 字體 大小 、 背景 顏色 、 版型 配置 等 ？ 此外 還要 確保 所有 組員 都 已 理解 和 熟練 簡報 操作 方式 。 四 、 紙本 資料 發放 方式 ： 例如 紙本 資料 是 在 開始 簡報 前 就 已 放 在 所有 聽 者 的 座位 上 ？ 還是 簡報 到 關鍵處 才 由 團體 成員 進行 發放 ？ 由 哪 位 成員 負責 發放 紙本 資料 ？ 發放 方式 為 何 ？ 五 、 簡報 的 開場 和 結尾 方式 ： 例如 主持人 在 開場 或 結尾 時 ， 大家 是 一起 站 在 台 上 ， 還是 各自 從 座位 上 站起來 就 行 ？ 結尾 時 ， 當 有 聽 者 提問 ， 負責 回答 的 組員 須 到 台 前 回答 ， 還是 站 在 原來 位置 回答 就 好 ？ 以上 五 點 都 沒有 標準 答案 ， 但 都 需要 組員 在 正式 上台 前 達成 共識 。 上台 時 ， 組員 間 愈 有 默契 ， 聽 者 就 更 能 將 注意力 放 在 報告 內容 上 ， 而 不會 因為 這些 事情 分心 。 所以 在 擬真 演練 前 就 應該 討論出 共識 ， 擬真 演練 時 ， 除了 內容 的 演練 ， 這些 現場 默契 也 不要 忘記 加進去 一起 演練 。 延伸 練習 __UNDEF__ 回想 一下 你 過去 的 小組 上台 報告 經驗 ， 上述 五 個 需要 特別 注意 的 團隊 默契 ， 你 覺得 滿意 嗎 ？ 綜合 過往 的 上台 經驗 ， 分別 給 這 五 個 項目 打分數 吧 （ 一 分