個人秀 　 __UNDEF__ 要 讓 會議 具有 實質 意義 ， 首先 ， 老闆 務必 要 出席 。 要 老闆 出席 所有 會議 會 有 困難 ， 所以 出席 各 部門 會議 的 次數 要 調整到 公平 。 光 老闆 會 出席 這 點 ， 就 能 讓 會議 的 氣氛 變 得 緊張 。 不能 讓 員工 有 「 老闆 出席 了 業務 會議 ， 卻 不 來 我們 的 生產 會議 」 這 種 不 公平 的 感覺 。 還 有 ， 會議 務必須 要 從 追問 「 做 了 沒 ？ 」 開始 的 這 個 習慣 ， 要 從 老闆 本身 做 起 。 一定 要 從 確認 上 次 會議 決定 的 任務 ， 結果 做 得 如何 來 開始 會議 。 這 和 二十 分鐘 會議 的 規則 一樣 。 所有 的 會議 ， 都 必須 和 行動 有 直接 連結 。 因為 這 是 回收 會議 成本 的 唯一 方法 。 要 讓 會議 的 實際 效果 提升 ， 就 要 將 「 PDCA 」 的 「 C↓A 」 當作 會議 的 目的 。 「 上 次 決定 的 事情 做好 了 嗎 ？ 」 「 為什麼 還 沒 做好 ？ 」 「 要 到 什麼 時候 才 做 ？ 要 怎麼 做 ？ 」 如果 沒有 這樣 追究 結果 ， 就 不會 有 成果 。 不只有 開會 是 這樣 ， 經營 的 極致 也 是 檢視 「 做 了 嗎 ？ 」 、 「 為什麼 沒 做到 ？ 」 、 「 要 做到 什麼 時候 ？ 」 ， 這 就 是 全部 了 。 溫習 上 次 的 會議 結束 之後 ， 就 要 進入 今天 開會 的 主題 。 在 將 意見 整理 一致 之後 ， 要 有 「 由 誰 、 到 何時 為止 、 怎麼 做 」 的 明確 開會 記錄 ， 會議 結束 時 ， 一定 要 再 重覆 說 一 次 ， 再次 確認 。 「 決定 了 嗎 ？ 要 繼續 討論 下去 嗎 ？ 」 絕對 不能 在 這 種 好像 清楚 又 好像 不 是 很 清楚 ， 曖昧 不明 、 不上不下 的 狀態 下 讓 會議 結束 。 可是 ， 如果 開始 進入 會議 的 主題 ， 就 請 老闆 要 專心 「 聽 」 。 要 聽 報告 ， 聽 意見 、 聽 討論 。 不要 動不動 隨意 就 發言 。 為什麼 呢 ？ 因為 公司 應該 已經 變成 老闆 「 一聲令下 」 型 組織 了 ， 所以 只要 老闆 一 發言 ， 就 會 變成 最後 的 決定 ， 這麼一來 其他 員工 就 沒有 插嘴 的 餘地 。 還 有 ， 如果 有 疑問 的話 ， 要 馬上 問 「 為什麼 ？ 」 。 問 「 為什麼 ？ 」 可以 讓 所有 員工 對 發言 內容 有 更深 的 了解 ， 讓 發言 者 感到 有 進一步 說明 的 責任 。 這 點 很 重要 。 老闆 在 會議 中 不要 說 太多 話 。 對 所有 的 發言 都 要 冷靜 、 慎重 、 並 抱 著 很 深 的 懷疑 去 聆聽 ， 有 些 地方 要 適時 提出 意見 。 當然 ， 在 最後 的 最後 要 下 決定 。 只要 做 這些 就 差不多 了 。 老闆 本身 不 應該 熱烈 的 參與 討論 。 還 有 ， 拜託 老闆 一定 要 注意 ， 不要 讓 會議 變成 個人秀 。 因為 大部分 員工 都 不會 聽 。 不要 讓 會議 成本 高 到 像 在 開國 是 會議 。 ◆ 時間 到 了 ， 會議室 的 燈 就 關掉 __UNDEF__ 員工 開會 開 到 很 晚 才 下班 ， 這樣 老闆 似乎 會 覺得 「 我們 公司 的 員工 都 很 拚命 」 ， 很 容易 因此 而 滿意 ， 但 問題 是 出 在 開會 內容 常常 開會 的 公司 ， 並 不一定 都 是 賺錢 的 公司 。 我 認為 ， 原則上 一 個 月 只 開 一 次 會 就 好 （ 二十 分鐘 會議 除外 ） 。 還 有 ， 只要 開會 就 要 刻意 的 讓 會議 進行 得 有 輕重緩急 。 開會 最 重要 的 就 是 要 嚴格 遵守 時間 。 訂定 若 遲到 超過 五 分鐘 以上 ， 就 不能 進 會議室 的 規則 。 當然 也 不能 有 發言權 。 開會 越 拖拖拉拉 ， 就 越 容易 得到 無關緊要 的 結論 。 所以 開會 前 要 先 決定 會議 的 結束 時間 。 再 長 也 只 能 開 一 到 二 個 小時 左右 。 一 到 時間 ， 就算 沒有 結論 也 先 暫停 。 開會 之前 ， 就 先 設定好 照明 ， 讓 會議 結束 時間 一 到 ， 室 內 的 燈 就 會 熄掉 。 會 開 到 一半 燈 就 熄掉 ， 一 開始 大家 一定 會 覺得 「 不 需要 做到 這 種 程度 吧 ！ 」 心 裡 會 感到 不 舒服 ， 但 不可思議 的 ， 後來 就 會 因為 越來越 習慣 ， 而 能 在 時間 內 就 把 會 開完 。 結果 ， 以往 很 鬆散 ， 常 以 妥協 的 結果 結束掉 的 那些 會議 ， 會 開始 有 緊張感 ， 就 連 討論 的 內容 也 會 越來越 有 深度 。 ◆ __UNDEF__ 當 員工 說 「 好 不 想 去 開會 」 ， 就 表示 期限 設定 得 剛剛 好 __UNDEF__ 為了 要 執行 在 會議 中 決定 的 事情 ， 就 要 明確 的 指示 「 做到 何時 為止 」 的 日期 。 禁止 訂出 「 最 晚 也 要 在 本 月 中 」 這 種 曖昧 的 期限 。 決定 「 幾 月 幾 日 的 幾 點 為止 」 這樣 的 時間 ， 可以 讓 負責 的 人 神經 繃緊 一點 ， 而且 意外 的 ， 他 可以 完成 的 可能性 很 高 。 期限 依 負責 部門 或是 負責人 的 能力 來 決定 ， 設定 讓 人 會 覺得 有點 嚴苛 、 勉強 的 期限 ， 完成 的 可能性 就 會 變高 。 截止 日期 拖 越 長 越 不會 有 好 結果 出現 。 人類 對於 越 困難 的 任務 越 會 想 拖延 。 大部分 的 人 ， 給 他 再 多 的 時間 ， 都 會 把 任務 放到 快 交差 的 日子 ， 然後 草草 了事 。 即使 是 相當 具有 危機 意識 的 員工 ， 也 會 因為 交差 的 期限 還 沒 到 ， 就 想 不 出 好 主意 。 這麼 想 的話 就 能 明白 ， 事實 上 期限 訂 在 哪 一 天 ， 結果 都 不會 改變 才 對 。 既然 如此 ， 設定 比 極限 稍微 短 一點 的 截止 日期 比較 好 。 往 好處 想 ， 這麼 做 可以 給 他們 一點 壓力 。 大 企業 也 是 這樣 。 某 個 經營 電子 零件 的 大 公司 經營 者 曾 說 ： 「 要 將 一 件 和 以前 不同 的 事情 ， 滲透到 腦 中 並 化為 行動 變 得 根深蒂固 ， 需要 每 天 、 每 天 不斷 的 反覆 告訴 自己 ， 替 自己 洗腦 ， 這樣 得 花上 六十 天 」 。 如果 要 灌輸 一 個 完全 嶄新 的 想法 ， 不 說 六十 次 左右 就 無法 滲透到 腦 中 。 即使 是 超一流 的 企業 ， 叫 不 動 員工 的 煩惱 和 小 公司 相比 可 說 半斤八兩 ， 其實 每 家 公司 都 差不多 。 如果 連 老闆 也 放棄 ， 一切 就 真的 結束 了 。 老闆 只要 出 任務 給 員工 ， 確認 他們 「 做 了 沒 ？ 」 。 總之 ， 這 個 觀念 要 很 執著 的 堅持 下去 。 ◆ 理解 和 實際 去 做 是 兩回事 __UNDEF__ 派給 員工 他 應該 做 的 任務 ， 並 檢查 他 「 做 了 沒 」 ， 和 引導出 員工 的 執行力 有關 。 員工 就算 頭腦 理解 了 ， 但 如果 沒 去 執行 就 沒有 意義 ， 也 和 公司 的 獲利 不會 有關係 。 有 個 統計 數據 顯示 ， 一百 個 員工 聽到 同 一 件 事情 ， 可以 理解 內容 的 人 約 八成 ， 也 就 是 八十 個 人 ； 理解 之後 並 贊成 那 個 內容 的 人 ， 約 剩下 一半 ， 四十 人 ； 然後 ， 實際 去 執行 的 人 ， 只 占 剩下 兩成 的 八 人 而已 。 也就是說 ， 對 一百 個 員工 再 怎麼 教導 、 說明 ， 會 去 執行 的 員工 只 有 八 人 ， 這 個 數字 和 我 過去 的 經驗 相對照 ， 真的 深 表 贊同 ， 事實 就 是 這樣 。 理解 一 件 事 和 實際 去 執行 它 ， 是 完全 沒關係 的 兩 碼子 事 。 當 老闆 說 ： 「 無論如何 都 希望 大家 能 理解 ， 並且 去 執行 」 的 時候 ， 他 是 真的 很 誠懇 的 苦口婆心 在 說明 ， 而 眾 員工 也 願意 回應 老闆 所 說 的 ， 並 在 內心 發誓 「 我 知道 了 ， 一定 會 去 做 ！ 」 。 老闆 大多 相信 員工 真的 會 去 做 並 有所 期待 ， 而且 還 會 一廂情願 的 想 著 ， 「 太 好 了 ， 這樣一來 應該 就 能 有 獲利 了 」 。 有些 樂觀 的 老闆 或許 還 會 認為 ， 「 好 的 ， 這樣 就 行 了 」 ， 說不定 還 會 有 「 真 期待 這 次 的 結果 」 的 心情 也 說不定 。 我 真的 遇 過 這 種 狀況 。 曾 有 一 個 公司 ， 因為 員工 疏於 報告 、 聯絡 、 商量 的 緣故 ， 而 讓 公司 蒙受 極 大 的 損失 。 於是 老闆 心想