進度 ， 隔 一 週 後 再 開會 」 ， 藉 此 減少 時間 浪費 。 花 太多 時間 撰寫 會議 記錄 並 沒有 太 大 意義 ， 說穿 了 ， 這 只 是 一 個 例行 公事 罷了 ， 真正 重要 的 工作 是 ， 確實 執行 在 會議 中 決定 的 「 應該 做 的 事 」 。 而 擔任 會議 記錄 的 人 ， 最 晚 要 在 當天 下班 前 ， 將 會議 中 的 發言 統整 完畢 、 交出 紀錄 。 將 會議 紀錄 傳送出去 ， 但 似乎 沒有 人 讀 …… __UNDEF__ 「 一定 是 因為 我 寫 得 不 夠 清楚 ， 重新 再 寫 詳細 一點 吧 。 」 「 大家 都 很 忙 ， 我 應該 刪除 多餘 的 部分 ， 第一 頁 只 寫 要點 。 」 03 怎樣 才 算 一目了然 的 書面 報告 ？ 先 思考 「 對方 想 讀到 什麼 ？ 」 大家 都 知道 ， 若 想 給 人 留下 良好 的 第一 印象 ， 外貌 十分 重要 。 一 個 人 即使 工作 能力 再 好 ， 如果 老是 頂 著 一 頭 剛 睡醒 的 亂髮 ， 只 會 讓 人 覺得 你 精神 萎靡 、 辦事 不力 。 文書 資料 就 和 人 一樣 ， 會 決定 一 間 公司 給 人 的 印象 。 那些 令 人 感到 「 內容 雖然 寫 得 很 好 ， 但 尚 待 改進 的 地方 也 不少 」 的 書面 資料 ， 大多 有 下列 毛病 ： __UNDEF__ ． 標題 和 內文 全 是 粗體字 。 ． 英文 和 數字 混雜 著 全形 與 半形 。 ． 使用 了 三 種 以上 的 不同 字型 。 ． 照片 比例 失真 ， 人臉 被 拉 得 太 長 或 太 寬 。 ． 使用 過多 的 色彩 或 陰影 。 ． 使用 大量 無意義 的 星型 符號 或 對話框 等 物件 。 外觀 不佳 的 資料 會 帶給 閱讀 者 負面 印象 ， 例如 ： 「 我們 真的 可以 和 這樣 的 公司 往來 嗎 ？ 」 、 「 這些 傢伙 的 資訊 素養 （ Information literacy ） 真 差 。 」 、 「 真 不 放心 把 工作 交給 他們 。 」 、 「 該 不會 是 什麼 怪怪 的 公司 吧 ？ 」 正 如 人 的 儀態 可以 調整 、 改善 ， 文書 資料 也 只要 改變 一些 小 細節 ， 就 能 搖身一變 ， 讓 人 覺得 「 這 真是 間 可靠 的 公司 」 ， 或 「 這 份 資料 真 有 價值 」 。 要 解決 這 個 問題 並 不 困難 ， 只要 設身處地 想 一 想 ： 「 如果 我 是 讀 報告 的 人 ， 我 會 想 讀到 什麼 ？ 」 那麼 ， 有 哪些 地方 該 注意 呢 ？ 了解 字型 的 特色 __UNDEF__ 中文 書面 報告 的 字型 大致 可 分為 兩 種 ： 一 種 是 明體 ， 其 特徵 是 線條 有 粗細 變化 ， 較 富有 感情 ； 另 一 種 是 黑體 ， 特徵 是 直線 、 橫線 的 粗細 幾乎 一樣 。 明體 整體 偏 細 ， 有利於 閱讀 ， 因此 書籍 等 長篇 文章 ， 多 會 採用 此 種 字型 。 相反 的 ， 標題 等 字數 簡短 、 希望 讓 讀者 留下 印象 的 內容 ， 則 會 使用 黑體 。 兩 種 字型 沒有 好壞 之 分 ， 不過 ， 使用 時 要 站 在 閱讀 者 的 立場 ， 設身處地 為 他們 選出 適合 的 字型 ， 例如 「 這 是 簡報 時 使用 的 資料 ， 為了 讓 坐 在 後頭 的 人 也 能 清楚 看見 ， 應該 使用 黑體 」 。 維持 表現 上 的 統一性 __UNDEF__ 有些 人 會 在 同 一 份 資料 中 ， 將 不同 表現 方式 的 同義字 混雜 使用 ， 在 商業 文書 上 ， 這 是 大忌 ， 例如 ： 「 宴會 」 與 「 趴踢 」 、 「 二○一六年 」 與 「 平成 二十八年 」 。 語言 缺乏 統一性 ， 會 讓 讀者 產生 不 必要 的 揣測 與 懷疑 ： 「 這樣 寫 是 不 是 有 什麼 特殊 意義 呢 ？ 」 英文 和 數字 也 是 如此 ， 全形 、 半形 混雜 使用 的話 ， 只 會 讓 整 份 資料 看起來 不倫不類 。 若 以 國際 標準 來 看 ， 英文 與 數字 基本 上 都 是 使用 半形 ， 能 讓 版面 顯得 更為 精煉 。 切勿 塞 得 密密麻麻 __UNDEF__ 有 些 人 習慣 在 版面 上 ， 把 文字 或 其他 資訊 塞 得 滿滿 ， 這樣 不但 閱讀 困難 ， 還 會 讓 人 覺得 窘迫 。 Word 有 設定 邊界 的 功能 ， 請 從 一 開始 就 設定 較 寬 的 邊界 ， 這樣一來 版面 不但 清爽 ， 也 能 給 人 更 舒服 的 閱讀 感受 。 各位 如果 無法 決定 邊界 寬度 ， 不妨 調整 至 Word 預設 的 「 標準 邊界 」 。 書籍 的 版面 也 是 如此 ， 就 連 大家 手 上 的 這 本 書 ， 其實 也 仔細 考慮 過 易讀性 ， 貼心 地 安排 了 最 適當 的 邊界 寬度 。 當 文書 資料 處理 完畢 ， 可以 送出 時 …… __UNDEF__ 「 管 他 這麼多 ， 直接 列印出來 就 好 啦 ！ 」 「 考量到 易讀性 ， 還是 先 確認 一下 邊界 、 字型 、 行距 等 細節 吧 。 」 04 海量 資料 怎麼 傳送 ？ 設身處地 想 十 秒 ， 信任 立刻 多 十 倍 __UNDEF__ 現代人 在 傳送 業務 資料 、 會議 紀錄 （ 或 其他 附件 檔案 ） 時 ， 一般 都 是 使用 電子 郵件 。 但 如果 你 未 經 考慮 ， 直接 大喇喇 地 把 所有 的 檔案 都 夾帶進去 ， 就 有 可能 引發 意想不到 的 麻煩 （ 例如 檔案 太 大 、 對方 使用 的 載具 不 適合 閱讀 等 ） 。 若是 因為 這 一點點 小 狀況 降低 了 對方 對 你 的 信任感 ， 那 就 得不償失 了 。 貼 了 圖片 就 得 壓縮 __UNDEF__ 資料 檔案 中 若 貼有 圖片 ， 即使 數量 不 多 ， 也 會 瞬間 使 該 檔案 的 容量 暴增 。 此時 若 直接 傳送 ， 收信 就 會 變 得 很 耗時 、 造成 對方 的 困擾 。 要 避免 這樣 的 狀況 ， 請 在 「 插入 圖片 」 後 多 做 一 個 步驟 ， 將 圖片 壓縮 。 各位 若是 使用 Windows 作業 系統 ， 在 Word 或 Power Point 上 插入 圖片 後 ， 系統 就 會 自動 跑出 名為 「 格式 」 的 索引 標籤 ， 再 從中 選擇 「 壓縮 圖片 」 ， 就 能 壓縮 該 圖片 的 大小 （ 見 第一七四 頁 圖 ） 。 確認 檔案 大小 與 傳送 方式 __UNDEF__ 近來 由於 技術 不斷 進步 ， 連 網路 上 的 免費 信箱 ， 都 能 傳送 10 MB 左右 的 附件 檔案 ， 但 每 間 公司 的 伺服器 設定 都 不 一樣 ， 對於 傳送進來 的 信件 ， 也 各 有 不同 的 容量 限制 。 一般 容量 在 2 MB 以內 的 電子 郵件 ， 大多數 的 公司 都 能 接收 ， 但 若 超過 3MB 的話 ， 對方 公司 的 伺服器 就 有 可能 拒收 。 當然 ， 若是 在 公司 內部 傳送 郵件 ， 即使 容量 稍 大 了 些 ， 信件 還是 能 順利 收發 。 但 若要 寄 至 公司 外部 ， 就 必須 考量 「 容量 若是 太 大 ， 對方 就 可能 無法 順利 接收 」 。 即使 現在 有 很多 免費 的 雲端 硬碟 服務 （ 如 Dropbox 、 Google 雲端 等 ） ， 可以 輕鬆 存取 大 容量 檔案 ， 但 還是 有 少 部分 企業 ， 會 封鎖 提供 雲端 硬碟 服務 的 網站 。 因此 ， 即使 有些 囉嗦 ， 各位 在 傳送 海量 資料 前 ， 最好 還是 先 向 對方 確認 一下 ， 該 以 何 種 傳送 方式 比較 方便 。 此外 ， 也 可 選擇 將 檔案 燒錄成 光碟 郵寄 。 此時 該 如何是好 ？ 其實 很 簡單 ， 先 替 主管 設想 他 的 顧慮 和 痛點 為 何 即可 。 大家 若 試 著 站 在 主管 的 立場 ， 應該 不 難 想像 ， 當 你 離開 工作 崗位 ， 主管 將 產生 何 種 顧慮 。 例如 「 沒有 其他 可 代理 的 人 ， 上頭 會 很 傷腦筋 」 、 「 如果 突然 發生 只有 我 能 處理 的 狀況 ， 大家 不 就 束手無策 了 嗎 ？ 」 等 。 接著 ， 再 搶先 一 步 替 他 找出 解決 方法 ， 例如 事先 委託 同事 或 部屬 ， 請 他們 在 你 不 在 時代 為 處理 ， 對方 同意 後 ， 再 向 主管 提出 請託 即可 。 你 可以 這樣 說 ： 「 從 下 週 起 ， 每 個 星期三 我 想 準時 下班 去 上 英文課 ， 所以 可能 沒辦法 加班 ， 但 我 已 和 小堂 商量好 了 ， 這 段 時間 她 可以 代 我 的 班 ， 所以 不用 擔心 。 另外 ， 關於 ○○ 方面 的 問題 ， 她 也 非常 清楚 ， 萬一 有 什麼 狀況 ， 即使 我 不 在 ， 應該 也 不會 帶給 客人 困擾 。 另外 ， 工讀生 A 和 B 週三 也 能 排 晚班 ， 可以 由 他們 來 協助 小堂 。 」 只要 像 這樣 先 準備好 替代 方案 ， 主管 就 找 不 到 反對 的 理由 了 。 上頭 會 爽快 同意 你 的 請求 ， 也 不需 擔心 工作 上 的 問題 沒 人 照料 ， 雙方 都 能 得到 好處 ， 豈不是