它 最 好用 的 功能 是 驗證 系統 ， 可以 確保 系統 裡 都 是 最 新 資訊 。 每隔 一 段 時間 ， Guru 上 顯示為 正常 狀態 的 綠色 燈號 就 會 轉為 紅色 ， 提醒 使用 者 現有 資訊 可能 不 是 最 精確 的 資料 。 各 領域 的 專業 人員 可以 瀏覽 紅色 燈號 亮起 的 資料 ， 確保 系統 裡 的 資訊 依然 準確 無誤 ， 使 所有 資料 都 保持 值得 信賴 、 定時 更新 的 最佳 狀態 。 知識庫 軟體 也 可以 為 員工 帶來 同樣 的 好處 。 如果 企業 能夠 投注 資源 心力 在 使用 知識庫 軟體 上 ， 並且 致力 於 確保 資訊 即時 更新 ， 員工 就 能 輕易 取得 如 員工 福利 、 填寫 支出 報表 或 核心 工作 程序 的 各 種 資訊 。 大家 可以 把 它 想成 一 種 儲存 空間 ， 讓 公司 員工 隨時 依 需求 取用 文件 。 在 遠距 工作 環境 下 ， 員工 不 像 在 辦公室 裡 ， 可以 時常 見到 公司 財務 或 人資 ， 也 無法 直接 到 某 位 同事 的 位置 上 問 問題 ， 因此 這 種 可以 提供 資訊 的 即時 資料庫 更 顯得 重要 。 這 種 集中 資訊 的 訓練 和 知識 管理 資源 ， 對於 員工 是否 能 順利 發展 有 關鍵性 的 影響 ， 特別 是 對於 新進 員工 來 說 更 是 如此 。 人力 資源 系統 __UNDEF__ 在 上 一 章 我們 討論 過 ， 利用 招募 人才 追蹤 系統 來 妥善 管理 招募 和 聘雇 事宜 。 然而 ， 將 管理 人力 資源 的 各 種 工作 資源 集中 在 同 一 個 地方 也 相當 重要 ， 其中 包括 各 種 必要 程序 ， 如 管理 員工 的 休假 申請 、 聘請 新 員工 、 工作 表現 評估 等 。 運用 科技 工具 將 這些 功能 集中 在一起 ， 主管 更 容易 使 一切 有條有理 ， 不必 花 時間 追蹤 各位 員工 的 休假 狀況 或 處理 其他 人資 部門 的 需求 。 上述 人資 管理 資源 包括 ： __UNDEF__ 用來 管理 人資 行政 程序 （ 員工 到職日 、 薪資 歷程 、 休假 管理 、 個人 資料 等等 ） 的 線上 工具 。 對 大部分 的 中小企業 來 說 ， 多 年 來 這些 功能 都 是 交由 龐雜 的 人力 資源 Excel 表單 來 完成 。 但 時至今日 ， 特別 是 在 遠距 工作 屢見不鮮 的 環境 下 ， 企業 需要 更 精細 的 管理 架構 。 我們 是 使用 Bamboo HR 來 儲存 、 管理 上述 許多 人資 管理 要素 。 集中 工作 表現 評估 及 意見 回饋 、 人力 資源 管理 、 聘雇 、 績效 管理 等 功能 的 平台 。 對 任何 一 家 遠距 工作 公司 來 說 ， 以上 這些 管理 程序 都 是 公司 致勝 的 關鍵 ， 因此 我們 在 管理 上 必須 避免 任何 人為 疏失 的 可能性 ， 以免 影響 這些 關鍵 要素 。 目前 我們 公司 使用 Culture Amp 來 完成 以上 各 種 需求 。 讓 公司 能夠 即時 收集 來自 員工 的 匿名 意見 回饋 ， 並且 主動 找出 改進 方案 的 工具 ； 我們 公司 多 年 來 都 仰賴 TIN Ypulse 。 即時 且 匿名 的 意見 回饋 對於 遠距 工作 環境 來 說 不可或缺 。 在 無法 天天 跟 同事 、 直屬 上司 直接 互動 的 狀態 下 ， 很 容易 就 會 忽略 全 公司 上下 的 員工 目前 對於 公司 的 感受 。 各位 絕對 不 希望 發生 像是 大多數 員工 工作 得 不 開心 ， 或是 對 公司 失去 歸屬感 等 重大 問題 。 意見 回饋 軟體 能夠 為 你 持續 收集 來自 全 公司 員工 的 建言 ， 可以 協助 你 在 問題 惡化 、 擴大 之前 就 及早 介入 處理 。 團隊 間 的 溝通 __UNDEF__ Slack 、 Zoom 、 Micros of t __UNDEF__ Teams 、 Google __UNDEF__ Workspace 大概 是 遠距 工作 組織 最 常 用來 進行 公司 內部 及 對 外 溝通 的 工具 了 ； 這些 工具 也 可以 用來 促進 合作 關係 及 分享 資訊 。 甚至 還 有 其他 科技 工具 ， 可以 幫助 我們 在 工作 團隊 溝通 的 過程 中 加入 一些 網路 社交 的 元素 。 我們 發現 Donut （ donut.com ） 會 自動 配對 並 連結 公司 員工 ， 讓 大家 可以 在 線上 一起 喝 咖啡 、 認識 彼此 。 這 種 工具 格外 適合 個性 較 內向 的 員工 ， 他們 通常 希望 能 以 一 對 一 的 形式 認識 其他 同事 ， 在 有 一 大 群 人 的 場合 會 表現 得 比較 內斂 。 工作 取向 的 工具 也 可以 用來 促進 公司 內部 的 人際 關係 。 舉例 來 說 ， 我們 公司 的 Slack 上 最 受 歡迎 的 聊天室 是 「 ＃ 本 週 最 快樂 的 事 」 。 這 個 聊天室 顧名思義 ： 員工 會 在 聊天室 裡 貼 照片 或 文章 ， 告訴 大家 他們 這 禮拜 發生 了 什麼 最 快樂 的 事 。 這 個 好 點子 是 我們 一 位 員工 想出來 的 ， 不出所料 ， 這 是 公司 最多 人 參與 討論 的 聊天室 。 專案 管理 工具 __UNDEF__ 為了 在 遠距 工作 環境 下 也 能 協助 團隊 合作 ， 並且 管理 員工 工作量 ， 使用 專案 管理 工具 可以 讓 員工 看到 彼此 手 上 正在 進行 什麼 專案 ， 互相 分配 工作 ， 對於 即時 為 其他 人 提供 詳細 的 工作 指示 也 會 有 很 大 的 幫助 。 各位 無須 強制 全體 員工 使用 這 種 工具 ， 讓 想要 使用 的 團隊 可以 自由 運用 ， 並且 在 員工 需要 時 主動 提供 建議 ， 也 不失為 一 個 好 辦法 。 如果 公司 團隊 可以 運用 這些 軟體 來 管理 專案 的 工作 流程 ， 不必 繼續 仰賴 傳送 電子 郵件 分配 工作 、 說明 專案 內容 、 互相 分享 意見 ， 員工 也 就 不必 因為 深怕 錯失 與 手 上 專案 有關 的 重要 資訊 ， 必須 整 天 盯 著 電子 信箱 不 放 。 市面 上 有 各式各樣 的 軟體 提供 這些 功能 ， 包括 Basecamp 、 Trello 、 Asana 。 如果 整 個 工作 團隊 或 整 個 部門 都 願意 多加 利用 這些 工具 ， 對 每 個 員工 來 說 ， 不管 是 合作 、 溝通 、 為 工作 承擔 責任 都 會 更加 容易 。 資訊 安全 科技 __UNDEF__ 如果 員工 破壞 了 公司 對 他 的 信任 ， 其中 包括 離職 時 與 公司 不歡而散 ， 你 一定 得 準備好 公司 資訊 的 安全 防護 措施 ， 以免 這些 員工 在 離職 時 對 公司 造成 任何 傷害 。 務必 確保 你 已 做好 資訊 安全 保護 措施 ， 避免 資訊 被 竊取 、 損壞 或 被 徹底 破壞 。 如果 你 的 員工 是 使用 自己 的 筆記型 電腦 工作 ， 公司 的 資訊 技術人員 應該 要 有 存取 每 一 台 公用 設備 的 權限 ， 以利 在 緊急 情況 下 保護 公司 的 智慧 財產 安全 。 各位 企業主 也 應該 具備 在 遠端 清除 員工 電腦 資料 的 能力 ， 以免 真的 有 員工 在 離開 公司 時 竊取 資料 ， 也 才 能 及時 清除 對方 下載到 電腦 裡 的 檔案 及 應用 程式 。 同理 ， 如果 各位 的 公司 是 使用 雲端 檔案 管理 系統 ， 資訊 技術 人員 應該 要 能夠 查看 員工 下載 資料 的 狀況 ， 確保 員工 未 在 缺乏 明確 業務 需求 的 狀況 下 大量 下載 公司 文件 與 資訊 ── 各位 不必 風聲鶴唳 ， 不需 每 次 只要 有 員工 下載 檔案 就 鉅細靡遺 的 記錄 。 不過 ， 我們 前 文 提及 的 許多 雲端 檔案 共享 服務 ， 都 會 在 出現 可疑 活動 時 提出 警示 ， 促使 你 進一步 了解 狀況 。 即便 是 標榜 最 信賴 員工 的 企業 ， 都 不得不 接受 信任 有 被 濫用 的 可能性 。 這 種 萬無一失 的 預防 措施 可以 讓 你 在 相信 人性 本善 的 同時 ， 也 不必 拿 公司 的 重要 資訊 、 文件 或 甚至 營運 狀況 作 賭注 。 我 已 將 這些 技術 資源 整理為 一 份 詳細 清單 ， 請 上網 查詢 ： robertglazer.com/virtual 。 科技 整合 __UNDEF__ 對於 許多 企業 組織 來 說 ， 要 整合 科技 似乎 代表 著 需要 花 更多 心思 管理 技術 資源 。 然而 ， 對 某些 組織 來 說 ， 這 反而 可以 簡化 他們 手頭 所 需 使用 的 技術 資源 。 無論如何 ， 將 各 種 工具 集中 在一起 ， 讓 員工 可以 輕易 使用 ， 同時 在 工作 流程 裡 整合 各 種 科技 工具 是 一 大 要務 。 為了 做到 這 一 點 ， 也 為了 使 運用 科技 工具 變 得 更 容易 ， 特意 挑選 能夠 融入 各位 公司 現有 基礎 設施 的 軟體 也 是 理所當然 。 讓 科技 工具 變 得 越 容易 使用 ， 就 會 有 越 多 人 樂於 使用 這些 工具 。 正 如 我們 前 文 所 討論 ， 即便 是 樂於 在 家 工作 的 人 終究 還是 會 渴望 與 他人 社交 ， 透過 科技 的 協助 ， 我們 可以 讓 大家 在 線上 相聚 ， 與 同事 分享 生活 體驗 ， 並且 鼓勵 他們 在 工作 以外 保持 聯繫 、 多加 互動 。 各位 也 可以 利用 這些 平台 ， 促使 員工 主動 發起 社交 活動 。 疫情 期間 ， 許多 企業 的 員工 自願 舉辦 活動 和 線上 社交 聚會 ； 我們 公司 也 有 許多 員工 通力 合作 ， 舉辦 了 讓 同事 互相 分享 自己 孩子 、 以及 秀 寵物 照片