要 在 語音 信箱 留話 ， 都 應該 這麼 做 。 這 是 你 塑造 自己 和 公司 品牌 及 正面 形象 的 第一 個 機會 。 和 你 極力 爭取 的 大 客戶 第一 次 溝通 非常 重要 ， 一定 要 好好 把握 。 在 開會 當天 要 切記 ， 會議 早 在 你 抵達 公司 所在地 的 那 一 刻 ， 就 已經 開始 了 。 你 的 車子 一 駛進 停車場 ， 你 就 已經 在 他們 的 掌握 之中 。 尤其 在 今天 嚴密 的 安全 措施 下 ， 你 永遠 也 不 曉得 哪 個 角落 隱藏 了 攝影機 ， 誰 在 注視 著 你 的 一舉一動 。 所以 ， 一 把 車子 駛入 對方 公司 的 範圍 內 ， 就 應該 把 自己 調整為 參加 會議 的 心態 ， 全神貫注 。 許多 專業 人士 往往 沒有 這麼 做 。 不過 ， 前面 提到 的 種種 過失 ， 我 自己 恰好 都 犯 過 ， 以下 是 其中 一 個 例子 ： __UNDEF__ __UNDEF__ 有 一 次 ， 我 抵達 客戶 的 辦公 大樓 ， 把 車子 駛進 停車場 ， 停好 車子 ， 然後 就 開始 為 開會 作 準備 ： 我 換 了 雙 鞋 ， 整理 一下 頭髮 ， 檢查 臉 上 的 妝 ， 往 嘴 裡 噴 了 一點 口 氣 芳香劑 ， 很 快 打 了 幾 通 電話 。 在 進去 和 客戶 開會 前 ， 我 在 車子 裡 完成 了 所有 這些 動作 。 等到 我 走進 客戶 辦公室 後 ， 我 坐下來 ， 從 辦公室 的 窗戶 往 外 望 ， 赫然 發現 我 的 車子 就 停 在 那裡 ！ 我 剛剛 的 一舉一動 全 都 被 客戶 看 在 眼 裡 ！ 我 簡直 羞 得 無地自容 ！ 等到 我 工作 多 年 後 ， 又 有 另外 一 次 經驗 。 當 我 抵達 開會 地點 後 ， 發現 那 是 一 棟 非常 大 的 建築物 。 我 做夢 也 沒想到 會 有 人 看到 我 在 做 什麼 ， 所以 我 又 犯 了 同樣 的 錯誤 ， 開始 整理 文件 ， 在 車子 裡 處理 最後 一 刻 需要 處理 的 事情 ， 同時 整理 一下 自己 的 儀容 。 等到 我 開始 根據 編號 尋找 會議室 在 哪裡 時 ， 我 的 手機 響 了 ， 「 哈囉 ， 茱蒂 ， 你 只 需要 往 前 走過 兩 個 入口 以後 ， 就 到達 我們 這 一 棟 了 。 」 原來 大樓 保全 安裝 的 攝影機 可以 把 影像 直接 送到 企業 內部 網站 上 ， 因此 我 的 客戶 可以 看到 我 來 了 。 所以 請 注意 ， 一 抵達 開會 場所 ， 就 必須 完全 進入 開會 的 心態 。 你 現在 可 不 是 在 後台 ， 而是 已經 站 在 台 上 了 。 等候 的 時間 ， 應該 做 什麼 ？ 一旦 你 走出 停車場 ， 進入 大廳 ， 就 要 開始 注意 下 個 階段 的 會議 禮儀 。 你 向 櫃檯 接待 人員 報出 自己 的 名字 ， 把 名片 遞給 他 （ 印 了 字 的 那 一 面 朝上 ， 所以 他 不必 把 名片 翻過來 看 ） 。 這 是 對 接待 人員 的 一 種 禮貌 ， 能 幫助 他 更 準確 、 更 有 效率 地 為 你 通報 ， 並 及早 聯繫到 你 要 拜訪 的 對象 。 你 看 著 桌 上 或 他 胸 前 的 名牌 稱呼 他 ， 並 把 名片 遞給 他 ， 這樣 做 可以 避免 他 在 通報 時 ， 把 你 的 名字 說錯 了 ， 或 再 問 你 一 遍 ： 「 請問 您 剛剛 說 您 代表 哪 一 家 公司 ？ 」 、 「 貴 公司 的 名稱 該 怎麼 拼 ？ 」 遞 名片 可以 幫助 接待 人員 為 你 通報 時 ， 發揮 更 高 的 效率 。 接待 人員 為 你 通報 後 ， 可以 請 他 告訴 你 最近 的 盥洗室 該 怎麼 走 。 然後 最後 一 次 檢查 一下 自己 的 儀容 ： 髮型 、 化妝 、 服裝 、 口氣 等等 。 一定 要 記得 洗手 ， 並且 把 手 擦乾 ， 所以 等一下 握手 時 ， 手 才 不會 黏答答 的 。 回到 接待 區域 後 ， 他們 也許 通知 你 ， 會議 可能 會 耽擱 個 十五 到 二十 分鐘 ， 請 你 先 到 他們 豪華 漂亮 的 接待室 坐 一下 。 問 ： 你 應該 接受 他們 的 好意 嗎 ？ 答 ： 我 的 建議 是 ： 最好 婉謝 這 位 訓練有素 、 高效率 的 接待 人員 的 好意 。 雖然 他們 告訴 你 ， 會議 可能 會 耽擱 十五 到 二十 分鐘 ， 但是 很多 時候 ， 對方 不到 「 五 分鐘 」 就 出現 了 。 結果 發現 你 舒服 地 坐 在 那兒 ， 或 正在 一心多用 ， 處理 其他 事情 。 無論 是 哪 一 種 狀況 ， 都 暗示 你 目前 在 做 的 事 比 和 他們 開會 更 重要 。 而且 ， 這樣 做 會 讓 你 脫離 原本 「 準備 就緒 」 的 狀態 ， 是 致命 的 錯誤 。 所以 ， 儘管 他們 告訴 你 十五 到 二十 分鐘 後 才 會 開會 ， 千萬 不要 像 其他 競爭 對手 一樣 ， 忍不住 就 「 坐下來 放鬆 一下 」 。 請 想想 看 站 著 和 坐 著 有 什麼 細微 差異 。 如果 你 真的 舒服 地 坐 在 沙發 上 ， 拿出 文件 、 手機 和 黑莓機 ， 開始 同時 處理 好幾 件 事情 ， 當 有 人 來 帶 你 到 會議室 去 ， 或 你 拜訪 的 對象 出現 時 ， 會 出現 什麼 樣 的 情況 呢 ？ 你 得 趕緊 從 沙發 上 跳起來 ， 在 幾 秒鐘 內 動身 。 因此 你 需要 很 快 收拾好 所有 的 東西 ， 把 文件 、 手機 等 全 塞回 袋子 裡 ， 重新 恢復 鎮定 ， 掌控 一切 。 所以 ， 坐下來 是 嚴重 的 錯誤 。 坐下來 非但 無法 為 你 製造 充滿 自信 、 胸有成竹 的 第一 印象 ， 而且 當 主人 前來 致意 ， 和 你 握手 時 ， 你 也 沒有 辦法 和 他 有 很 好 的 眼神 接觸 ， 反而 顯得 慌慌張張 的 ， 還 沒 準備好 。 你 容許 客戶 看到 你 沒有 準備好 的 狀態 和 脆弱 、 略微 失控 的 一 面 ， 真是 個 不 好 的 開始 。 你 認為 你 還 能 在 這 個 重要 的 會議 中 有效 掌控 大局 嗎 ？ 所以 ， 在 等候 的 時間 中 ， 最好 乖乖 站 在 那裡 等候 ， 讓 自己 保持 沉著 ， 維持 在 準備 就緒 的 狀態 中 。 當 主人 出現 或 有 人 來 帶 你 去 會議室 時 ， 看到 的 你 將 是 自信 而 專業 、 成竹在胸 、 而且 準備 充分 的 。 請 記住 ， 觀感 就 代表 了 別人 眼 中 的 真相 。 問 ： 當 你 和 主人 （ 或 帶 你 去 會議室 的 人 ） 一起 離開 接待區 時 ， 誰 應該 走 在 前面 ？ 答 ： 主人 走 在 前面 。 即使 訪客 是 女性 ， 而 主人 是 男性 ， 也 不例外 。 商場 上 並 不 要求 大家 恪遵 女士 優先 的 禮節 ， 更何況 他 是 主人 ， 當然 應該 由 他 帶路 ！ 但 在 很多 場合 中 ， 這 種 誰 應該 帶頭 ， 誰 應該 走 在 後面 的 問題 常常 令 許多 人 感到 不安 。 主人 必須 設法 讓 客人 感到 輕鬆 自在 。 所以 如果 你 是 主人 ， 不妨 用 一些 小 動作 來 緩和 客人 此刻 的 不安 ， 你 可以 表示 ： 「 是 不 是 請 跟 著 我 走 ， 我 會 帶 你 到 會議室 去 。 」 如果 你 是 客人 ， 則 回答 ： 「 謝謝 ， 我 很 樂意 跟 在 你 後面 。 」 讓 對方 曉得 你 很 清楚 規則 ， 你 對 禮儀 的 了解 能 令 雙方 都 安心 不少 。 走向 會議室 的 途中 ， 千萬 不要 一 聲 也 不 吭 ， 陷入 尷尬 的 沉默 之中 ， 更 加深 了 別人 的 不安 ， 應該 努力 找 一些 話題 來 聊 。 從 路況 到 天氣 ， 都 是 閒聊 的 好 題材 ， 也 可以 聊 一下 對方 身 上 戴 的 別緻 徽章 或 袖扣 ， 或 辦公室 的 位置 或 建築物 本身 。 最好 拋出 開放式 的 問題 ， 讓 對方 可以 暢所欲言 。 話題 最好 不要 牽扯到 公事 ， 這 是 閒聊 的 時刻 ， 是 你 在 正式 會議 開始 之前 ， 透過 聆聽 對方 談話 ， 來 蒐集 寶貴 資訊 的 大好 機會 。 你 更 可以 藉著 閒聊 來 建立 關係 和 贏取 信任 。 問 ： 抵達 會議室 後 ， 你 應該 坐 在 哪裡 ？ 答 ： 入座 的 方式 以及 你 在 會議室 坐 的 位置 ， 具備 了 微妙 而 重大 的 意義 ， 這 方面 要 視 主人 是 誰 及 在 哪裡 召開 會議 而 定 ， 在 禮儀 上 有 好幾 個 需要 考慮 之 處 。 在 對方 辦公室 開會 時 __UNDEF__ 當 主人 在場 時 ， 第一 條 入座 守則 是 ： 總是 讓 主人 先 入座 。 如果 主人 請 你 自己 挑選 座位 ， 那麼 就 盡可能 選擇 和 主人 只 隔 個 桌角 的 座位 ， 而 不要 坐 在 他 的 對面 ， 才 不會 讓 會議桌 形成 你們 發展 關係 的 障礙 。 還 有 ， 如果 有 選擇 的話 ， 盡量 挑選 最